株式会社クロスビット
～100名規模のシフト作成を月半分から2～3日に短縮・属人化の解消とDX推進に成功～
「シフト」を切り口に「働く体験」の価値最大化を目指す株式会社クロスビット（東京都千代田区、代表取締役 小久保孝咲、以下「クロスビット」）は、静岡県中部を中心にホテル・ガーデンレストラン事業を展開する株式会社中島屋ホテルズ（本社：静岡県静岡市、代表取締役社長 鈴木健太郎、以下「中島屋ホテルズ」）において、クラウドシフト管理サービス「らくしふ」が導入されたことをお知らせします。
■Excelによる100名分のシフト管理に限界ー「らくしふ」導入の背景
株式会社中島屋ホテルズは、創業1916年の創業以来、静岡県中部を中心にホテルやレストランを運営しています。同社が運営する「焼津グランドホテル」では、Excelベースのシフト表を用いて副総支配人の鈴木氏がシフト作成業務を担っていました。関数を活用しても「100名×30日＝3,000マス」を手作業で入力するなど膨大な作業工数が発生していました。また、従業員の休み希望は紙の付箋で提出されており、文字が読みづらい場合には個別に確認する必要もあるなど、確認作業も煩雑でした。全体として属人的かつアナログな運用であったため、シフト作成に多くの時間を要していました。シフト確定も毎月28日～29日と遅く「プライベートの予定が立てにくい」といった思いがありつつも副総支配人の多忙な様子をみて、従業員は要望を伝えづらい空気が生まれ、シフト管理側・従業員側の双方にストレスがかかる状態が常態化し、大きな課題となっていました。
さらに、新型コロナウイルス感染症の流行が落ち着き、旅行需要の回復とともに宿泊者数も大幅に増加。スタッフの増員を行ったことで、100名規模のシフト作成業務は、より負荷の大きな業務となっていきました。この状況を受け、鈴木氏は「シフト管理は大切な仕事ではあるものの、より収益やサービス品質の向上に関わる業務に、時間を割くべきだ」と考えるようになり、シフト管理システムの導入を社内に提言。その結果、クラウドシフト管理「らくしふ」の導入が決定されました。
■導入後の変化・成果
・シフト作成の属人化を解消／管理者は本来注力すべき業務に時間を充てられるように
これまで一人で担っていたシフト作成業務は、「らくしふ」の導入により、各セクションの管理者がそれぞれの担当セクションのシフトを作成し、副総支配人が最終確認・確定を行う体制へと移行しました。一部のセクションでは、さらに管理職の部下にも作成を任せることで、現場での判断力やマネジメント力の育成にもつながっています。こうした体制の見直しによって、管理者が本来注力すべき収益改善やサービス品質向上といった業務に、より多くの時間を充てられるようになりました。
・月の半分を占めていたシフト作成を2～3日で完了／シフト確定が2週間早まり、プライベートも予定を立てやすく
導入前は1ヵ月のうちおよそ半分をシフト作成に充てていましたが、「らくしふ」導入後は自動作成機能を活用によりシフト作成者は宿泊者の人数に応じた調整のみを行っており、作成期間が大幅に短縮されました。また、シフトの確定時期も従前より2週間早まりました。従業員は早い段階で自分の予定が把握できるようになり、従業員満足度向上にもつながっています。
・1.5人月分のシフト作成業務人件費削減効果／導入コスト以上の価値を実感
また、中島屋ホテルズでは3つのホテルを運営しており、それぞれで発生していたシフト作成業務の効率化により、毎月1.5人分の人件費相当の工数を削減できたと試算されています。それと比較すると、「らくしふ」の導入コストはごくわずかであり、十分に見合う効果が得られています。
・LINEからの希望提出が定着／従業員の休みの希望が出しやすく
従来は紙の付箋で提出されていた休み希望が、LINEを通じて簡単に申請できるようになりました。申請ハードルが下がったことで、従業員が気兼ねなく希望を出せるようになり、休暇取得のしやすさと業務の透明性が向上しました。
・ITへの抵抗感が軽減／社内のDX推進にも寄与
「らくしふ」がスムーズに現場へ定着したことをきっかけに、ITツールへの心理的ハードルが下がり、その後に導入した客室清掃管理システムもスムーズに運用開始。社内全体のデジタル化に向けた意識変化の第一歩となりました。
■ご担当者様のコメント
株式会社中島屋ホテルズ 焼津グランドホテル 副総支配人 鈴木 英一郎様以前の私は「本来注力すべき業務があるのに、シフト作成に追われて手が回らない」というジレンマを抱えていました。シフト作成に追われることで、周囲の業務にも見えないかたちで影響を与えていたと感じています。管理職としては、サービス品質や収益向上といった本来の業務により多くの時間を使うべきであり、「らくしふ」は理想的な状態に近づくために大きく役立っています。今後はまだ導入していない当社運営の他ホテルへの「らくしふ」の展開を期待しています。当社グループに広く展開されれば、全社的にシフト作成業務の効率化や従業員満足度の向上が見込まれるでしょう。
株式会社中島屋ホテルズ 焼津グランドホテル 客室管理課 課長 望月 司様LINEで気軽にシフト希望を出せるため、付箋を用いて直接申請していた頃よりも「休み希望や有給休暇の申請がしやすい」と感じる人が増えています。また、「らくしふ」のサポート体制は当ホテルの期待値以上でした。例えば自動作成機能の活用方法やスタッフ情報の細かな設定など、不明点があれば、どんな質問にも快く対応してくれるため、こちらもためらわずに問い合わせすることができ、安心感があります。
引き続き、「らくしふ」の提供を通じて、働く環境の質向上を目指してまいります。
労働人口の減少に伴って、非正規雇用やオンデマンドワーク化が進んでいることから、リソース分配計画の重要性が高まり、管理・作業工数削減、各種計算自動化が必要とされています。そのような背景から、シフト管理を効率化することで管理工数削減に貢献するサービス「らくしふ」を提供。今後は必要な労働力を最適に配置するためAIを活用するなど、サービス提供を通じて企業の成長に貢献します。
「らくしふ」の特徴
・希望シフトの回収～確定シフトの共有をLINEで簡単・スピーディーに
・法定労働時間遵守のための労務制限や、年少者・外国人労働者のための労務制限を設定可能！アラート表示で労務違反を防止
・業種業態に合わせた柔軟なカスタマイズ性
・時々に合わせた最適な人員数を設定し、人件費や人員配置を最適化
LINEを活用したクラウドシフト管理システム「らくしふ」：
「らくしふ」の詳細はこちらからご覧ください。
＜企業情報＞
社名：株式会社クロスビット
所在地：東京都千代田区内幸町2-1-6 日比谷パークフロント 19階
代表：代表取締役 小久保 孝咲
設立：2016年4月
企業 URL：
