年間500万円のコストが、たったの40万円に。
メールマーケティングサービス「配配メール」を活用し、紙の会報からメール配信へと切り替えた春日部商工会議所。
会員のメールアドレス収集や案内方法など、丁寧な周知と地道な取り組みによって、スムーズなデジタルシフトを実現しました。
今回は、春日部商工会議所での配配メール導入の経緯や配信スピードの向上、業務効率化につながった「広報DX」のプロセスについてご紹介します。
配送業者の廃業をきっかけに、広報手段の再設計へ
春日部商工会議所では、約3,000の会員に向けて紙の会報誌を毎月発行・発送していました。
しかし、長年協力いただいていた地元配送業者が高齢を理由に廃業。他業者に見積もりを依頼したところ、従来の約3倍の費用がかかることが判明し、会報の継続自体が危ぶまれる状況に。
持続可能な広報の形を模索するなかで浮かび上がったのが、メール配信への切り替えでした。
画面共有での実演とアフターサポートの充実が導入の決め手
紙からメールへの切り替えは、数年前に一部の役員から声も上がっていたこともあり、すぐに準備を開始。
複数の配信ツールを比較検討した中で「配配メール」が選ばれた理由は、「丁寧な対応とサポートの充実性」でした。
初めてメール配信サービスを導入するため、実際の画面を共有しながらメール作成方法を実演した点や、導入後も不明点があれば画面共有しながらサポートを受けられる
点を評価いただきました。
スムーズな移行を後押しした、現場の工夫
メール配信へと移行するために、まずは会員のメールアドレスを収集する必要がありました。
これまで会員企業のメールアドレスを取得していなかったため、メルマガ登録フォームにアクセスするQRコードを会報誌はもちろん、さまざまな資料に掲載したり、会議所内への掲示を実施。
ほかにも、新入会員の届出や労働保険の更新など、商工会議所が行うさまざまな業務でも、会員のメールアドレス記入を必須とし、メールアドレス登録の呼びかけを行いました。
アドレス登録を呼びかける資料（一部抜粋）
特に目立った混乱や反発はなく、「案内があれば自然と対応してくれる方が多かった」とのこと。
会員一人ひとりと丁寧に向き合いながら進めた対応こそが、デジタル移行を無理なく実現できた最大の要因でした。
月40万円→3万円に。配信コストの見直しがもたらした広報の変化
メール配信への切り替えにより、さまざまな変化が生まれました。
最も大きな効果のひとつが、コスト削減です。
これまで紙の会報にかかっていた費用は、印刷・封入・発送を含めて月に約40万円。
それが、メール配信に移行したことで月3万円程度に収まり、年間では90％以上のコストカットを実現しました。
加えて、印刷、封入、配送作業が不要となり、情報発信までのスピードが向上
→ 発信までにかかる日数が短縮され、イベント案内などをタイムリーに届けられるように
1社1冊配送から、複数名へのメール配信が可能に
→ 必要な人それぞれに直接情報が届くようになり、イベントの申込数も増加
→申込方法も紙から電子へ切り替わったことで、集計や管理作業の手間が大幅に軽減
開封率やクリック数など、これまで見えなかった読者の反応が数値で把握可能に
→ 配信内容の改善につながるだけでなく、職員のモチベーション向上にも寄与
といった効果も得られています。
メールに切り替えたことでコスト削減や業務の効率化はもちろん、反応が見えることによって“伝わる広報”へと踏み出す第一歩となっています。
会報だけじゃない。デジタルシフトの波は会議案内や資料配信へも広がっている
メール配信の活用は、会報の送付にとどまりません。
会員・事務局双方がメール配信に慣れてきたことを受けて、会議案内や資料送付といった日常業務にも配信の幅が広がりつつあります。
たとえば、定例会議の出席者には、会議の種別に応じた案内を配信。
事前に会議資料もメールで共有することで、参加者は議題を把握したうえで会議に臨むことができ、「当日資料を渡されても読む時間がない」という声の解消にもつながったとのこと。
こうした小さな工夫の積み重ねが、会議運営の質の底上げにつながっています。
メール配信そのものが、広報のコンテンツになるという気づきも
春日部商工会議所様では、メール配信の導入・活用を進める中で、その取り組み自体を“広報として発信していきたい”といいます。
当初は、業務の効率化やコスト削減を目的に配配メールを導入いただきましたが、運用が定着するにつれて、「紙の使用や配送を減らすことが、環境負荷の軽減にもつながっている」という声が役員の方々から上がるようになりました。
今後は、会議資料や広報物の中でも「この取り組みによってCO₂をこれだけ削減しました」といった形で、SDGsや環境貢献の視点を組み込んだ発信も進めていきたいとのことです。
はじめは代替手段として始まったメール配信が、いまでは組織の姿勢や価値観を伝える“広報の一部”としても活用されつつある──その広がりは、私たちにとっても印象深いものとなっています。
春日部商工会議所様は、約3,000社の会員企業をサポートしています。飲食業、製造業など多岐にわたる業種の企業を支え、各種相談、労働保険事務、各種補助金申請支援、青色申告会運営など幅広い事業を展開してきました。広報業務では、会員企業への情報提供を通じて地域ビジネスの活性化に貢献しています。
」は、企業の集客・販促活動に携わる方のメールマーケティング業務を支援するサービスです。ドラッグ＆ドロップで直感的にHTMLメールを作成できるエディタや、開封率・クリック率などの詳細な効果測定機能を搭載しています。グループ機能による配信先の細分化、添付ファイル対応、充実したサポート体制も特徴です。
初めての方でも簡単に操作できるうえ、操作から運用提案などサポートも充実しており、メール配信が初めての企業や団体でも安心して導入できます。
