コンテスト運営SaaS『Kouboプランナー』、「応募者連絡（チャット）機能」を提供開始

株式会社公募ガイド社

株式会社公募ガイド社（代表取締役：浅田邦裕、本社：東京都港区、以下「公募ガイド社」）は、コンテスト運営SaaS『Kouboプランナー』において「応募者連絡（チャット）機能」を追加リリースしました。「応募者連絡（チャット）機能」は、メールや電話などで行っていた応募者との連絡業務を管理画面から行えるシステムで、事務局の業務負荷の軽減、および誤送信による個人情報漏洩も防ぐことができます。
追加機能開発の背景と効果
応募数が多いコンテストや、受賞者の多いコンテストなどでは、問合せ対応や受賞連絡など、連絡業務の数も膨大になり、大きな業務負荷がかかります。
例えば、
- メールによる返信作業
- 返信したメールが届かなかった場合の対応
- 問い合わせ内容をリスト化しエクセルで管理
- 誤送信による事後処理

といった業務が発生し、作業が非常に煩雑になります。
専用の問い合わせフォームを設置しても、メールで届いた問い合わせをエクセルで管理する必要があるなど、ほとんど業務負荷の軽減にはつながっていないの現状です。
導入による業務改善
- 返信メールが届かなった場合の対応

PCからのメールをブロックする設定になっていたり、迷惑メールに分類されていたりと、問合せに返信したつもりでも応募者に届いていないケースが発生しがちです。メールの不着は、応募者からのクレームにもつながります。
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応募者連絡機能は、応募者のマイページにメッセージが表示されるため、不着の心配がありません。

・問い合わせ内容の管理
メーラーだけでは管理が追い付かず、メール内容をコピペしてエクセルなどで管理をするといった業務が発生します。
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新しく届いた問い合わせと、すでに対応が完了した問い合わせを分けて表示します。また、閲覧していない問合せには未読マークがつき、問合せの見逃しを防ぎます。

- 誤送信による個人情報の漏洩

メールによる問い合わせに返信する場合、作品を管理する画面から情報を引用するケースが多くなります。この際、コピペミスによる個人情報の漏洩が懸念されます。
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応募者連絡機能では、情報を管理する画面の中で連絡機能に遷移できるため、コピペミスや誤送信などによる個人情報漏洩リスクを軽減することができます。

- 返信用文面の簡略化

メールで返信する場合、「●●様」から始まり、一通りのビジネスルールに則った文面の作成が必要でした。
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連絡機能はチャット形式であるため、要件のみの簡易的な文面で送ることができ、スピーディーな返信が可能となります。

応募者連絡機能で画面上から問い合わせ対応が可能になります

「応募者連絡（チャット）機能」活用フロー（例）
- 応募者が自身のマイページから「応募者連絡（チャット）機能」を使って問い合わせを送る
- 「応募者連絡（チャット）機能」のページで「対応中」の欄に未読メッセージとして届く
- チャット形式で問い合わせ内容に答える
- 何度かのやり取りの後、問い合わせ内容が解決したら「解決済みにする」ボタンを押してクローズ
- 「解決済み」の欄に過去の問い合わせ履歴が残る

※「応募者連絡（チャット）機能」のご利用には、Kouboプランナースタンダードプランおよびマイページ機能のお申し込みが必要です
Kouboプランナーについて
『Kouboプランナー』はコンテストの告知・募集から、審査や授賞式までをオンラインで完結させるコンテスト運営SaaSです。システムは無料のライトプランからご利用可能です。

【お問い合わせ】
株式会社公募ガイド社
法人ソリューション部
mail：kkb@koubo.co.jp
TEL：03-5405-2170（平日10時～17時／土日祝は休業とさせていただきます）

【会社概要】
会社名：株式会社公募ガイド社
所在地：〒105-0011東京都港区芝公園1-8-21 芝公園リッジビル5F
代表取締役社長：浅田 邦裕
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