invox
～「invox受取請求書」「invox電子帳簿保存」も併せて導入し、月間残業時間の半減に成功～
管理部 植木 祥卓 様
株式会社invox（本社：東京都新宿区、代表取締役：横井 朗）が提供する「
」が株式会社プレジャーキャストに導入されたことを報告いたします。
紙から脱却し、効率的なリモートワーク体制を構築するために電子化を検討
当社では、以前より各部門で業務効率の向上を進めており、経営企画部に所属する私は、管理部門での業務効率化を進める立場となります。
当時、当社の請求書業務は受領も発行も紙ベースで行っていましたが、コロナ禍においてリモートワークが主流となったため、紙での処理が一層非効率的になっておりました。発行する請求書の件数は少ないのですが、Excelで請求書を作成していたため、現場担当者がフォーマットを変更してしまったり、新しいフォーマットに変更しても古いフォーマットで請求書が申請されてしまったりするなど、管理や修正に手間がかかっていました。
月次処理を月初5営業日で完了しなければいけない中、受領した請求書の処理業務が月初に集中するため、月初5営業日での残業時間が1人10～15時間ほど発生していました。残業時間の削減を部の目標にしていたので、月次業務を電子化し、残業時間を削減することに動きだしました。
受領も発行も 両方を効率化できるサービスを探して
検討当時は複数のサービスを比較検討しました。比較する際には、機能とコストだけでなく、当社の会計システムとの連携ができることと、インボイス制度に対応していることをポイントにして検討を進めました。
今までのシステム導入の経験から、社内で利用するユーザーが誰でも見やすくて使いやすいシステムであり、CSVでの出力が可能で汎用性があることを条件とし、請求書の発行と受領の両方を行えるシステムであれば、ユーザーのログインの手間や、マスタ管理の手間がなくなるため、なるべく１つにまとめたいと考えていました。
請求書の発行システムについては、当社は販売管理の基幹システムがなく、請求データを取り込んで請求書を作成するタイプでは運用が合わないことから、システム自体で請求書を作成して承認回
覧できることと、発行件数が少ないことから、ランニングコストがあまりかからないことが条件となりました。
比較を進めると、機能が良くてもシステム自体で請求書の作成ができなかったり、条件が合致しても月額料金などのランニングコストが高すぎるなど、どれも決め手に欠けるものばかりでした。
請求書の受領については、会計システムと連携した既存の支払依頼システムを使用していたものの、電子承認回覧の機能はないため、システムに入力して印刷した帳票と請求書をセットにして、紙での承認回覧を行っていたことから、承認回覧に時間がかかるなどの問題を抱えていました。インボイス制度対応にも迫られていた時期だったため、インボイス制度対応を行いつつ、電子での承認回覧が可能で、会計システムに仕訳連携ができるシステムの導入が急務でありました。
invoxはホームページを見たときからシステムに求める条件や料金面をクリアしていたので、「良さそうだな」と思ってトライアルをさせていただき、実際に画面の見やすさや操作性が良いことがわかり、迷わずに導入を決めました。
電子化と自動化で、請求書業務の手間が減少
導入前は既存のワークフローシステムに請求書を添付して申請を行いつつ、郵送用の紙の請求書を押印者に回覧し、押印済みの請求書を経理が郵送していましたが、invox発行請求書の導入後は、請求書の作成・申請・承認・送信の一連の業務がシステム内で完結できるようになったので、手間が圧倒的に減り、請求書を郵送するための出社もなくなったことは大きいと思います。
作成する際には、単価と数量を入れれば、合計金額が自動計算されて所定の請求書フォームで作成されますので、もうExcelでのフォーマット管理の問題に悩むこともなくなりました。
受領する請求書は多かったので、invox受取請求書の導入後はかなり効率化されました。承認フローもシステム内で設定してあるので、申請すれば自動回覧となり、何より承認する側としては、１つの画面内で請求書と承認内容を左右に見比べられるので、別ウィンドウを開くことなく確認できることはとても助かっています。
自動的に金額が入るように登録してあるので、手入力の工数も削減することができました。
楽になった請求書業務に残る手作業をさらに効率化していきたい
今回のinvox受取請求書の導入に合わせて、科目判定のルールなどをかなりシンプルにした結果、月初の残業時間を半分にできました。しかしながら現状に満足することなく、さらに月次処理の手間を減らせるよう、今後も取り組んでいこうと考えています。
invox受取請求書とinvox発行請求書の債務と債権の両方を導入しているので、システム内での相殺処理や、invox受取請求書にて、でんさいなどの部分支払ができるといいなと考えています。今後のinvoxの機能アップデートに期待しています。
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invox受取請求書 について
invox受取請求書（
）は、どんな形式の請求書が届いても、AI OCRとオペレータが99.9％正確に自動でデータ化。インボイス制度と電子帳簿保存法に対応しながら、請求書の受取から入力・支払・計上業務を自動化する請求書受領システムです。
invox発行請求書 について
invox発行請求書（
）は、紙でも、電子でも、インボイス制度に対応した請求書を発行して売上計上や入金消込・督促まで自動化。 請求書だけでなく見積書や納品書、支払通知書などさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる請求書発行システムです。
invox電子帳簿保存 について
invox電子帳簿保存（
）は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の要件に対応。
PDFや紙で受け取った請求書や納品書などあらゆる国税関係書類の「取引年月日・金額・取引先」をAI OCRとオペレータが自動でデータ化して、訂正削除の履歴や申請・承認の記録を残しながら電子保存する文書管理システムです。
株式会社invox について
株式会社invoxは請求書の“受取”も“発行”も”経費精算も”自動化し、“インボイス制度”と“電子帳簿保存法”への対応を効率化するソリューションを提供しています。
また、invoxで処理した請求書1件につき1円を子どもに関するNPOに寄付する「One by One インボイス」の取り組みを主催し、事業を通じて子どもたちが安心して明るく生活できる社会の実現を目指しています。
会社名：株式会社invox（invox Inc.）
設立：2019年2月1日
本社所在地：東京都新宿区西新宿1-25-1 新宿センタービル49F +OURS
invoxスキャンセンター所在地：静岡県静岡市葵区紺屋町11-17 桜井・第一共同ビルディング6階
代表者：代表取締役 横井 朗
資本金：1億円（2021年11月時点）
従業員数：60名（2024年3月時点）
事業内容：invoxの開発・運営
URL：
取得認証等：電子決済等代行業 関東財務局 第79号、電子インボイス推進協議会 正会員、ISMS（ISO27001）認証、令和3年改正法令基準 JIIMA認証
